Kamis, 24 Juni 2021 Program Studi Ilmu Komunikasi telah melaksanakan serah terima arsip Prodi ke Record Center Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universtas Mulawarman Tahap ke II. Penandatanganan Berita acara serah terima arsip oleh Drs Halimin ( Koordinator Kearsipan) dan Dr. Rina Juwita, S.Ip., M.HRIR, (Koordinator Program Studi Ilmu Komunikasi) bertempat di Prodi Ilkom, Dekanat Lt III Fisip Unmul. Pada kesempatan ini, turut hadir Sub. Koordinator dan BMN dan semua Tim Arsiparis Fisip Unmul. Dalam rangka pemebanahan arsip, kegiatan ini besifat sustainable, semua unit pengelola arsip diberikan tanggung jawab untuk membenahi dan mengeloa arsip. Beberapa aktivitas rutin yang harus di laksanakan arsiparis adalah melakukan pengelompokkan tanggal, bulan tahun dan klasifikasi berkas. Rekap pemberkasan serta membuat daftar kode kearsipan. Kode kearsipan itu sendiri terbagi mejadi 2, yaitu kode klasifikasi subtantif (terbagi menjadi 13 kode) dan kode klasfikasi fasilitatif (14 kode) untuk mempermudah pelaksanaan pemberkasan, hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan kode klasifikasi pada tiap Folder. Mengelompokkan arsip dengan kode yang sama, menetukan/memilah kode Klasifikasi Kearsipan (KKA) menuliskan kode klasifikasi, indeks subjek dan tahun pada tab folder, membuat daftar berkas, membuat daftar isi berkas.
Selain pemberkasan, arsiparis unit harus membuat rekap arsip inaktif (arsip yang frekuesni penggunaanya telah menurun) yang harus di kirim ke record center, dengan merekab dan mengisi format daftar arsip yang dipindahkan, serta mebuat berita acara pemindahan arsip yang di tadangani oleh Koordinator kearsipan dan Koordinator Program Studi. Pada tahap selanjutnya arsiparis bekerjasama dengan Koodinator kearsipan dan tim arsiparis dalam menetukan arsip inaktif yang harus di musnahkan. Dalam pelaksanaan pembenahan arsip ini, arsiparis telah mengikuti pelatihan yang diselenggarakan pada tanggal 16-17 November tahun 2020 di Hotel Mercure, kemudian rapat evaluasi pada tanggal 27 Januari 2021. Pelaksanaan evaluasi tahap selanjutnya dilaksanakan pada tanggal 1 April 2021, dalam Evaluasi kali ini arsiparis akan mempresentasikan hasil kerja dan membawa contoh arsip yang sudah di arsipkan dalam bentuk map folder arsip.
Rapat pembahsaan Progress arsip untuk bulan juni 2021 dilaksanakan pada tanggal 2 Juni tahun 2021. Melaui kegiatan yang berkelanjutan ini, di harapkan agar tiap unit mampu membenahi dan memperbaiki sistem kearsipan dengan tujuan mempermudahakan dalam menemukan data yang di perlukan dengan cepat dan tepat, sehingga pekerjaan bisa terlaksanan secara efektif dan efisien.
Related Posts
INFO YUDISIUM HYBRID GELOMBANG IV TAHUN 2021
TANTANGAN KOMUNIKASI DI DUNIA PERGURUAN TINGGI LUAR NEGERI
ANTUSIAS MASYARAKAT DALAM WORKSHOP PARTISIPASI MENUMBUHKAN KONTEN LOKAL BERKUALITAS
FISIP Unmul Jalin Kerjasama Dengan KPID Provinsi Kalimantan serta Gelar Webinar dan Diseminasi Dengan Tema “Perempuan dan Media”